En un mundo empresarial cada vez más complejo, en el que las empresas deben ser dinámicas, rápidamente adaptables y eficientes, la optimización de los procesos comerciales internos es más importante que nunca para hacer justicia a este entorno. En muchas empresas, se desperdicia tiempo y dinero con flujos de trabajo antiguos y confusos y procesos manuales obsoletos. A todas las empresas les gustaría evitar esto.
Hay muchas maneras diferentes de mejorar la eficiencia en toda la organización. El proceso para hacer esto debe evaluarse constantemente para descubrir oportunidades de mejora e ineficiencias en la forma en que se administra una empresa. La estrategia de gestión de compras es una de las áreas clave que un gerente de proyecto podría querer examinar más de cerca al evaluar la eficiencia de los procesos de la empresa. Esto se debe a que la gestión de compras juega un papel central en la rentabilidad de una empresa.
¿Qué significa exactamente comprar? La compra es el proceso dentro de una organización de gestionar las relaciones con los proveedores y seleccionar y negociar con los proveedores para obtener los mejores precios y servicios. Las compras desempeñan un papel clave en los procesos de una empresa, desde los minoristas que trabajan con sus proveedores, fabricantes y distribuidores para obtener los productos que venden, hasta los fabricantes que necesitan obtener las materias primas necesarias para fabricar productos. La gestión de contratos y la obtención de los precios más bajos en los pedidos son áreas clave que los equipos de compras deben dominar.
Las compras, sin embargo, pueden tener un alcance mucho más amplio dentro de una empresa, ya que también pueden tener lugar otros tipos de gestión de compras en una organización. Por ejemplo, otra forma común es la compra de servicios de viaje, en la que un individuo de una empresa puede reservar hoteles, vuelos, coches de alquiler y viajes en tren. Este tipo de compras puede abarcar múltiples departamentos, desde gerentes de compras dedicados hasta Recursos Humanos (HR). En algunos casos, muchas de estas opciones de compra pueden ser realizadas por los propios empleados y pagadas por la empresa a través del sistema de gastos. Esa no siempre es la mejor ruta para este tipo de compras, ya que los empleados no tienen acceso a precios preferenciales de los proveedores, por lo que ellos (y, por lo tanto, la propia empresa) terminan pagando más por estos gastos ad hoc. También distrae a los empleados de sus tareas principales mientras dedican tiempo a reservar viajes.
La gestión de compras incluye los siguientes procesos:
- Valoración
- Selección de proveedores
- Una orden
- Seguimiento de pedidos
- Logística
- Calificación del proveedor
La determinación de necesidades resulta de la diferencia entre el stock existente y el stock para pedido.
A esto le sigue la selección de proveedores adecuados en base a criterios de precio, calidad y cumplimiento de entrega.
La búsqueda de proveedores puede extenderse a proveedores nacionales o internacionales (global sourcing).
Después de esta verificación, se ordenan las piezas. Este proceso es monitoreado por el seguimiento de pedidos con respecto al cumplimiento de las fechas de entrega y la capacidad de entrega. Dependiendo del nivel de urgencia, la logística entrega los productos solicitados.
La evaluación de proveedores sirve para controlar este proceso. En cuanto a los criterios de precio, calidad y cumplimiento de los plazos de entrega, los proveedores se clasifican en proveedores A, B o C. Este proceso completa la gestión de compras.
La gestión de compras y el futuro
Los gerentes de compras ahora están de acuerdo en que las compras serán mucho más importantes en las empresas en el futuro de lo que han sido hasta ahora. Se asume en las empresas que la dirección de compras estará más involucrada en las decisiones estratégicas de las empresas en los próximos años. Además, llama la atención que se asume casi unánimemente en las empresas que aumentarán los requisitos para la formación de los empleados en compras. Esto sin duda se verá reflejado positivamente en las posibilidades de una mejor carrera de los empleados del departamento de compras de cada empresa.
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