Trabajar de forma remota puede ser efectivo. En el contexto actual, es bueno saber qué herramientas tienes a tu disposición para potenciar tu productividad con el trabajo remoto. El proceso de trabajo difiere de persona a persona, y la lista de tareas y objetivos es individual para cada uno de nosotros. Pero los trabajadores remotos exitosos tienen una cosa en común: todos resuelven problemas. Y, dado que la realización de tareas está directamente relacionada con la organización personal y de tus asuntos, es importante encontrar una herramienta que se adapte a personalmente a tus necesidades.
Hay muchas oportunidades para el trabajo remoto. Las herramientas en línea (mensajería instantánea, calendarios, almacenamiento en la nube) cumplen con todas las tareas principales de varias organizaciones.
Para hacerlo mucho más fácil, clasificamos las herramientas según su uso:
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Para organizar el trabajo
Trello
Una herramienta muy simple para tomar notas sobre lo que se debe hacer (hojas de tareas) y quién debe hacerlo. Con él, puede distribuir tarjetas de tareas en tableros temáticos. Muy adecuado para aquellos que están acostumbrados a estructurar sus planes con la ayuda de pegatinas de varios colores pegadas a un monitor de computadora. Trello es un "tablero de pegatinas con esteroides".
Por lo general, se representan como tableros, entre los cuales se mueven las tarjetas de tareas. Esto da como resultado una representación muy visual del flujo de trabajo, razón por la cual muchos servicios de gestión de proyectos, como Trello, utilizan elementos de la metodología Kanban en un grado u otro.
Los desarrolladores han elevado la simplicidad y la visibilidad al absoluto, por lo que el servicio puede no ser lo suficientemente funcional para proyectos complejos. Pero el flujo de tareas parece tan minimalista que incluso un niño lo entenderá.
Asana
Los administradores de tareas son excelentes para diligencias rápidas, pero no siempre son adecuados para administrar flujos de trabajo complejos. Para un enfoque más estratégico de los negocios, se utilizan programas como Asana. Este servicio le permite planificar y estructurar su flujo de tareas de muchas maneras. Cada empleado ve claramente sus deberes y términos de trabajo. Y el gerente puede seguir fácilmente el progreso y ver el panorama general del proyecto.
Asana se describe a sí misma como "reinventando la comunicación del equipo de proyecto". Esta herramienta lo ayuda a crear y distribuir tareas, agrupar tareas en proyectos comunes, chatear de manera organizada para cada tarea y adjuntar archivos de Dropbox, Box y Google Drive. Asana también tiene funciones de calendario, un panel de proyectos y una lista personal de tareas pendientes.
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Para realizar reuniones en línea
Zoom
Las reuniones de video crean no solo un contacto emocional cercano entre los empleados, sino también condiciones efectivas para la comunicación. Al ver y escuchar a sus colegas, puede interactuar con ellos de manera tan productiva como si estuvieran en la misma mesa. No es de extrañar que los servicios de videoconferencia sean tan populares.
Uno de los líderes del mercado es Zoom. No solo organiza la comunicación de video segura, sino que también le permite compartir la pantalla con los participantes de la conferencia, transferir archivos y guardar grabaciones de conversaciones.
En la versión gratuita, puedes invitar hasta 100 personas a una videollamada, y su duración será de un máximo de 40 minutos. Para eliminar las restricciones, debe obtener una suscripción paga, desde $ 15.
Join.me
Ideal para reuniones que necesitan compartir la pantalla de forma rápida y sencilla, tanto de servicio pago como gratuito. Sin embargo, los usuarios gratuitos pueden interactuar con los premium. No es necesario instalar software ni complementos, todo se ejecuta en línea. Ha sido etiquetado como un excelente servicio de comunicaciones comerciales en línea porque ayuda a las empresas a planificar y realizar reuniones comerciales en línea, presentaciones y conferencias web. El producto es muy apreciado por compartir el control y las capacidades de autenticación corporativa.
Join.me ofrece disposiciones de seguridad gratuitas que cubren hasta diez usuarios. Junto con muchas otras características, este servicio de comunicación en línea tiene una interfaz atractiva y amigable con la oportunidad de personalizarlo para que sea apropiado para la marca.
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Para la comunicación del equipo de trabajo
Slack
Este es un mensajero en el que, aparte de tu equipo, no hay nadie más. Y esta es una de las principales ventajas frente al mismo Telegram. Sin canales extraños y correspondencia que no esté relacionada con el trabajo. En consecuencia, hay menos ruido de información y la posibilidad de confundir al destinatario al que se dirige el mensaje.
En Slack, no solo puede realizar correspondencia personal, sino también crear canales generales. Por ejemplo, en el canal administrativo, informe a sus colegas sobre su horario de trabajo, y en el canal de noticias, comparta enlaces útiles que se relacionen con el trabajo de su organización. También puedes comunicarte en Slack usando emoticones: solo responde un mensaje para que otros empleados entiendan que lo viste y tomaron nota.
Slack tiene todo lo que necesitas para el trabajo remoto en equipo. Las funciones están disponibles en el plan gratuito.
Troop Messenger
Troop Messenger es una herramienta compacta de trabajo remoto para pequeñas, medianas y grandes empresas. Esta herramienta altamente funcional y sin complicaciones resuelve varios problemas. Los miembros del equipo pueden interactuar a través de mensajería instantánea, llamadas de audio y video, ubicación y uso compartido de archivos, y creando grupos ilimitados sobre la marcha. Se puede integrar con aplicaciones esenciales como Dropbox y Google Drive. Con Troop Messenger, su equipo puede mover sus archivos, documentos y hacer mucho más que simplemente chatear.
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Para organizar archivos de trabajo
Google Drive
Google Drive es una plataforma basada en la nube para almacenar todos sus archivos en una ubicación segura y centralizada. Los trabajadores remotos pueden almacenar y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas. Tiende a actualizarse con bastante frecuencia. Esto significa que una vez que tienes todo resuelto y organizado, cambia. Sin embargo, es gratis, almacena y organiza todos tus archivos y puedes trabajar en el mismo documento con diferentes personas al mismo tiempo. Hay docenas de servicios similares a su servicio, pero este es uno de los mejores. Ofrece generosos 15 GB de espacio gratuito, está integrado con otros productos de Google y está disponible en una interfaz fácil de usar.
Dropbox
Los archivos grandes no son fáciles de compartir por correo electrónico, y ahí es donde entra en juego Dropbox. Es un espacio de trabajo moderno que ofrece varias funciones para administrar empleados remotos. Los trabajadores remotos pueden sincronizar, compartir y colaborar fácilmente en documentos. Este sistema de almacenamiento en la nube tiene una API que lo hace útil para los trabajadores remotos. Le permite compartir archivos de gran tamaño: PowerPoint, Photoshop, bocetos con cualquier persona.
También es una gran herramienta para organizar el trabajo de un freelancer. Todo lo que necesitas hacer es cargar los documentos en carpetas por mes y escribir cuando aparezca nueva información en ellos.
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Para administrar un equipo
Harvest
Una herramienta simple para controlar el tiempo y los costos. Le permite emitir facturas que se calculan automáticamente en función de las horas y los costos del proyecto, realizar un seguimiento de los gastos (y facturas) y generar informes sobre ellos, le permite ingresar información de recibos fotográficos, integrado con más de 70 aplicaciones comerciales.
IDoneThis
iDoneThis es un lugar donde los gerentes pueden observar el panorama general y saber qué se está haciendo a diario. Los miembros del equipo simplemente necesitarán acceder al sitio diariamente a través del navegador o correo electrónico. Pueden agregar sus propios informes detallados y moverse eficientemente a través del proyecto. Con trabajadores remotos en todo el mundo, esta herramienta compensa la necesidad de citas de registro diarias.
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